Kaupan tiedonkulku mullistui

Jaa

Teams tarjoaa kaupoille tietoturvallisen tavan viestitellä ja jakaa tietoa. Se on parhaimmillaan tiedolla johtamisen väline, työpaikan sisäinen some, muistilappu, tsemppivihko, opaskirja ja palautekanava – kaikki samassa paketissa.

K-MARKET KANSLERINTIEN ja Mikaelin kauppias Mikko Huhtanen oli törmännyt kaupoissaan ongelmaan: kaupan WhatsApp-ryhmään vapaa-ajallakin kilahtaneet viestit eivät miellyttäneet kaikkia, eikä osalla turkulaiskauppojen työntekijöistä ole älypuhelinta. Teams ratkaisi ongelman.

– Alussa oli pientä jumppaa, jotta saimme kaikille työntekijöillemme tunnukset ja salasanat, mutta jumppa kannatti. Tunnusten tekeminen onnistui myös vuokratyöntekijöille, joten saimme koko henkilökunnan Teamsin alle, Huhtanen kertoo.

Kauppias päivitti Teamsin käytön myös osaksi kauppojensa talon tapoja ja työtehtäviä. Jokaiselle työntekijälle korvamerkittiin jokaiseen työvuoroon viisi minuuttia Teams-aikaa. Teamsissä saa käydä kaupan tietokoneella, sovelluksen lataaminen omaan kännykkään on vapaaehtoista.

KAUPPIAS HUHTANEN näkee Teamsin ennen kaikkea tiedolla johtamisen välineenä. Hän jakaa siellä henkilökunnalleen muun muassa tietoa myynneistä: missä tällä viikolla on onnistuttu, missä ei ja miksi. Tilanteen mukaan peukutetaan, kommentoidaan tai surraan yhdessä. – Teamsiin on helppo koota tietoa niin, että siihen voi myöhemmin palata. Siellä pystyy myös kohdentamaan tiedon suoraan oikeille ihmisille. 

MOLEMPIEN KAUPPOJEN YHTEISILLE asioille on oma ryhmä, lisäksi kummallekin kaupalle, myynnille ja markkinoinnille on omat ryhmät. Esimerkiksi hyllyjen välissä ja kassalla tulleet asiakaspalautteet kerätään suoraan Teamsiin.

Huhtanen on perustanut lisäksi kauppiaiden oman Teams-ryhmän Varsinais-Suomen vitosalueelle. – Ryhmän avulla pystymme auttamaan toinen toisiamme, eikä jokaisen tarvitse keksiä pyörää uudestaan.

 

ESPOOSSA K-Supermarket Lasihytissä ja K-Market Kauklahdessa Teams-oppaaksi valtuutettiin henkilöstövastaava Anni Lehtonen. Hänen tehtävänsä oli jalkauttaa Teams kauppoihin, hallinnoida kanavarakenteita ja perehdyttää uusia käyttäjiä.

Opaskoulutuksen jälkeen Lehtonen esitteli työkalun kauppias Erkki Zaiedmanille sekä kauppiasharjoittelijalle. Se otettiin aluksi käyttöön osastopäälliköiden kesken testausta varten. Sen jälkeen Lehtonen opasti työkalun jokaiselle kauppojen työntekijälle yksittäin tai pareittain.

– Käyttöönotto sujui tosi hyvin! Teamsiä on kehuttu hurjasti esimerkiksi kehityskeskusteluissa, ja sen on koettu parantaneen kauppojen sisäistä viestintää, Lehtonen kertoo.

Myös Kauklahdessa viestit kulkivat aiemmin kanavien sekamelskassa Facebookissa, WhatsAppissa, ilmoitustauluilla, reissuvihoissa ja erilaisilla lippulapuilla. Teamsissä keskitytään nyt pitkälti työasioihin mutta ”kissavideoita ja jouluntoivotuksia” varten jätettiin elämään kauppojen vanha Facebook-ryhmä.

Omia kanavia on perustettu muun muassa asiakashyvityksille, asiakastoiveille ja -palautteille, heville ja leivälle, iltavastaaville, kassatiimille, markkinoinnille ja sesongeille sekä osastopäälliköille. Lisäksi löytyy avoin Yleinen-kanava.

Lehtonen kertoo Teamsin käyttöönoton näkyneen monenlaisina käytännön parannuksina. – Porukka tietää nyt asiat paremmin. Palautteet ja tuotetoiveet liikkuvat ja tulevat varmemmin toteutetuiksi. Kynnys keskustelulle on ollut matala. Jengi uskaltaa kysyä pienistäkin asioista, ja senkin kautta työ on tehostunut ja palvelu parantunut. 

 

KAUPPIAS VIRPI STENIN neljässä K-Marketissa Teams otettiin käyttöön huhtikuun alussa. Ennen sitä tieto oli liikkunut kaupoissa vaihtelevin käytännöin WhatsAppin, viestivihkojen ja usein yksisuuntaisiksi jääneiden sähköpostien avulla.

Nyt muutamaa kuukautta myöhemmin Sten kokee Teamsin yhdistäneen ja tiimiyttäneen neljän kauppansa henkilökuntaa aivan uudella tavalla. Työkalun monipuolisuus on helpottanut arkea, kun kaikki hyödyllinen tieto löytyy samasta paikasta.

– Teams on meillä työpaikan sisäinen some, muistilappu, tsemppivihko, opaskirja, palautekanava, työvuoromuistio ja kaikkea muuta samassa paketissa, hän kertoo.

KÄYTTÖÖNOTTO sujui vaivattomasti. Työntekijöiden ikähaitari tamperelaisissa Multisillan ja Vuoreksen K-Marketeissa, K-Market Kyöstissä Pirkkalassa ja K-Market Vanattarantiellä Lempäälässä on 16–70, mutta Stenin mukaan Teamsin ottivat nopeasti haltuun niin juniorit kuin senioritkin. Kauppiaan jämäkkä päätös siirtyä Teamsin käyttöön teki tilanteen selkeäksi.

– Meidän tiimi on opetellut niin paljon uutta viimeisen parin vuoden aikana, ettei yksi Teams enää tuntunut missään. Ohjelma on helppo ja looginen, ja loppu on kiinni halusta ja asenteesta.

Sten kokee Teamsin parantaneen työviihtyvyyttä. Muista somekanavista tuttu tykkäily on tuonut oman mausteensa myös työviestintään. Uusi työkalu on myös rauhoittanut WhatsAppin henkilökohtaiseen käyttöön.

OMAT KANAVAT on perustettu myymäläpäälliköille, hevivastaaville sekä kullekin myymälälle, ja näiden lisäksi löytyy koko yrityksen yhteinen kanava. – Teamsiin sopii oikeastaan kaikki tieto, kauppias tietää.

TEKSTI: Jaakko Mäntyranta

 

Lue koko juttu elokuun Kehittyvästä kaupasta