Kauppias Timo Rehun toimistossa on hiljaista. Pöytä on tyhjillään, papereita ei näy missään ja tietokonekin puuttuu. Eikä toimistossa näy liioin kauppiastakaan, hänet kun löytää nykyisin useammin kassalta tai kaupan käytäviltä.
Erikoinen on näky myös henkilökunnan taukohuoneessa: puheensorina on ennallaan, mutta tulostettuja tiedotteita tai työvuorolistoja ei näy seinillä, ja muutama vuosi siten hankittu tussitaulu lepää laakereillaan.
– Kun aloitin täällä reilut viisi vuotta sitten, kyllästyin tulostamiseen, kauppias Rehu kertoo. Vuoden 2021 alusta K-Supermarket Välivainion sisäinen viestintä onkin hoitunut lähes kokonaan sähköisesti, Kaupan Teamsissä.
HENKILÖSTÖTUTKIMUSTEN MUKAAN muutos on ollut onnistunut. Se on kuitenkin tarkoittanut myös isoa muutosta kaupan käytäntöihin, kertoo Välivainiossa yli 15 vuoden ajan työskennellyt tiiminvetäjä Jari Palojärvi.
– Ennen kaikki seinät olivat täynnä muistilappuja ja tiedotteita. Siirtyminen Teamsiin tapahtui kuitenkin meiltä helposti.
Kauppias Timo Rehu kertoo kieltäytyneensä itsepintaisesti tulostamasta mitään jo neljän vuoden ajan. Myös yhteistyökumppanit on totutettu sähköisiin laskuihin.
– Opettelimme hoitamaan yksityisviestitkin Teamsin kautta: jos joku viestitteli WhatsAppissa, vastasin Teamsissä. Uusien työntekijöiden kanssa juttelemme tiedonkulusta jo työsopimuksen allekirjoittamisen yhteydessä, kauppias kertoo ja huomauttaa, että työsopimukset hän sentään joutuu vielä tulostamaan.
KESKEINEN OSA KAUPAN LIIKEIDEAA on aukiolo päivittäin kello 23 saakka. Tiedon on oltava saatavilla, kun kauppias ja kaikki työntekijät eivät pitkien päivien aikana kohtaa toisiaan. Rehu onkin pyrkinyt siirtämään Teamsiin kaiken mahdollisen tiedon luvista ja ohjeista asiakaspalautteisiin ja tutkimuksista lomatoiveisiin.
Henkilökunnan näkökulmasta erityisen tärkeitä ovat työvuorolistat ja -toiveet. Työvuoroja suunnitteleva Jari Palojärvi naureskeleekin, kuinka entisessä elämässä työvuorot piti käydä aina tarkistamassa fyysisesti taukohuoneen seinältä.
Timo Rehun mielestä Teams edellyttää ytimekästä viestintää. Nyrkkisääntönä hänellä on kirjoittaa ensin viestiluonnos, ottaa sen jälkeen viiden minuutin aikalisä ja karsia sitten tekstistä vähintään puolet pois. Teams-viestien perillemeno varmistetaan tägäämisillä sekä peukutuskäytännöillä.
– Diibadaabasta ja pitkistä sepustuksista tulee henkilökunnalta heti noottia, Rehu naurahtaa.
KASVOKKAISTEN KOHTAAMISTEN merkitystä Teams ei ole vähentänyt, ja iso osa kaupan tiimihengestä rakentuu edelleen käytävillä ja kahvihuoneessa. Toisaalta työ ja vapaa-aika pysyvät paremmin irrallaan, kun WhatsApp on rauhoitettu työasioista ja Teamsin ilmoitukset saa kytkettyä pois.
– Teamsissä keskitytään työasioihin, mutta arkielämän ”mitä kuuluu?” -keskustelut hoidetaan yhä kasvokkain, puntaroi leipäosaston ja Herkkutorin myyjänä viime kesänä aloittanut Marika Karhu. – Ei meillä näin hyvä yhteishenki töissä olisi ilman näitä arkielämän kohtaamisia ja kahvipöytäkeskusteluja.
Kauppiaan mielestä laajamittainen Teamsin käyttö on itse asiassa vapauttanut enemmän aikaa aidoille kohtaamisille. – Korvat ovat kauppiaan tärkeimmät instrumentit, ja nyt kuuntelemiselle on enemmän aikaa. Vaalin luottamuksellisia välejä henkilökuntaan ja minulle voi kertoa mitä vain, Rehu vannoo.
Kauppiaalla on nyt tapana kiertää tabletin kanssa kaupalla ja tutkia henkilökunnan kanssa tunnuslukuja. Oman osaston luvuista keskustellaan vilkkaasti myös kahvihuoneessa.
ASIAKASKIN KIITTÄÄ, kun turhaa vaeltelua ja tiedon etsimistä on vähemmän. Kauppias Rehulta kului aiemmin toimistossa 4–12 tuntia päivässä, mutta nyt puhelin pirisee harvemmin ja toimistotyöt voi hoitaa sukkelasti missä ja milloin vain.
– Pystyn käyttämään oman aikani tehokkaammin ja hengailemaan asiakkaiden kanssa. Olen ehkä siinä mielessä outolintu K-Supermarket-kauppiaaksi, että tykkään olla kassalla – jopa lauantaisin ja sunnuntaisin.
Entä houkuttelisiko kauppiasta paluu vanhaan paperimaailmaan?
– Ei tule kuuloonkaan, ei missään nimessä, ei ikinä! Rehu parahtaa.
K-Supermarket Välivainio, Oulu
- sijaitsee voimakkaasti kasvavalla alueella Oulussa, kauppiaana Timo Rehu (2016–)
- henkilökuntaa noin 30, ikähaitari 18–63 vuotta
- pitkät aukioloajat, liikeideana: ”Kaikki kerralla aina arkena ja sunnuntaina”
- kaupan sisäinen viestintä hoituu Teamsissä, joka toimii tietoturvallisena kaupan tietopankkina ja viestintävälineenä
Lue koko juttu 22.4.2022 ilmestyvästä Kehittyvästä kaupasta.
